Il
Garante delle Privacy, nelle
Faq pubblicate il
5 dicembre 2020 sul suo sito, consultabili cliccando
QUI, ha chiarito alcuni adempimenti legati alla
tutela della privacy, in integrazione a quanto previsto dallo
Statuto dei lavoratori. Nello specifico, per le aziende che prevedono dei sistemi di
videosorveglianza, è indispensabile che vengano individuati i tempi di
conservazione delle immagini.
L’
art. 4 della Legge 300/1970 consente l’utilizzo di impianti di
videosorveglianza per il
controllo dei
dipendenti, con specifiche
finalità: esigenze
organizzative e
produttive,
tutela del
patrimonio aziendale e
sicurezza sul lavoro. Prima però dell’installazione dei dispositivi audiovisivi, l’azienda deve necessariamente firmare un
accordo collettivo con le
Rsu o con le
Rsa, ossia con le associazioni sindacali, in caso di imprese con più sedi regionali o nazionali. In alternativa, si può chiedere l’autorizzazione dell’
Ispettorato del lavoro.
Il regime varia a seconda dello strumento utilizzato, come da modifiche del
Job Act all’
Art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. Ad esempio, gli strumenti di
registrazione di
presenza e di
accesso possono essere utilizzati senza accordi sindacali o autorizzazione dell’Inl.
In ogni caso, però, il datore di lavoro ha l’obbligo di fornire un’
informativa ai
dipendenti sull’utilizzo degli strumenti e sull’effettuazione dei controlli, rispettando obbligatoriamente la normativa sulla
privacy.
L’informativa può essere fornita ai dipendenti anche in maniera semplificata, ad esempio tramite cartelli che indichino che si sta accedendo ad un’area videosorvegliata. Le immagini raccolte devono essere
conservate dall’azienda per il tempo
strettamente necessario alle finalità per le quali sono state raccolte, tenendo conto dei
rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Secondo il
Garante, quindi, i dati dovrebbero essere
cancellati entro pochi giorni, possibilmente tramite meccanismi
automatici.
Se il periodo di conservazione viene prolungato, superando ad esempio le
72 ore, deve essere argomentata la
legittimità dello scopo e la
necessità della conservazione.
Per individuare ad esempio dei furti, in una piccola azienda, sono sufficienti
24 ore. Ovviamente si tratta di un periodo che potrebbe essere prolungato a cavallo del fine settimana o per chiusura, o nei casi in cui si debba poi richiedere l’intervento della
polizia giudiziaria o dell’
autorità giudiziaria.
Per quanto riguarda le
telecamere “false”, non funzionanti, deve comunque esserci una
autorizzazione amministrativa o un
accordo sindacale, pur non applicandosi la normativa per la protezione dei dati.
Infine, se un’azienda intende utilizzare la
geolocalizzazione per motivi di sicurezza o di tutela del patrimonio, deve valutare necessariamente l’
impatto privacy, come da
provvedimento 467 dell’11 ottobre 2018 del Garante, o può rivolgersi ad una
agenzia investigativa autorizzata all’utilizzo di strumenti di
geolocalizzazione, nel massimo rispetto delle normative vigenti.
Più in generale, i
Controlli difensivi per mezzo di
agenzia investigativa possono essere richiesti dalle aziende, poiché
riconosciuti espressamente dalla giurisprudenza di legittimità, senza dover procedere preventivamente con gli adempimenti amministrativo/sindacali previsti dall’
Art. 4 Statuto dei Lavoratori.
