La conservazione digitale di documenti informatici viene definita anche conservazione sostitutiva, poiché, nell’attuale era digitale, è possibile conservare la copia di un documento in versione digitale invece di quella cartacea, sostituendo, appunto, la carta con dei file.
La conservazione sostitutiva è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dai decreti di attuazione, e deve garantire l’integrità, la leggibilità e l’autenticità del documento informatico conservato, in modo che la sua validità legale perduri nel tempo.
Quindi tutti i documenti aziendali, che hanno valore legale e amministrativo, vanno conservati così come da normativa. Possono essere sia in formato elettronico, come PEC, fatture, video e foto, che scansioni di cartacei. La conservazione non consiste in una semplice archiviazione. Non basta, infatti, posizionare un documento in uno spazio fisico o virtuale per ritenerlo conservato. Per conservare in maniera digitale un documento è necessario apporre una firma digitale e la marca temporale.
La conservazione digitale si può effettuare con una delle due modalità seguenti:
• in house: in questo caso la conservazione avviene all’interno dell’azienda, impiegando le necessarie competenze, per mezzo di un software specifico installato su un computer locale oppure in cloud computing, garantendo le giuste infrastrutture tecnologiche ed un’adeguata sicurezza informatica;
• in outsourcing: il servizio di conservazione viene affidato ad un conservatore esterno, che possa garantire livelli alti di qualità, affidabilità e sicurezza.
Con l’entrata in vigore del GDPR (25 maggio 2018) l’attenzione alla privacy è notevolmente aumentata. Nella maggior parte dei casi i dati dei clienti devono essere conservati anche dopo aver cessato il rapporto lavorativo, solitamente per un tempo di dieci anni se si tratta di documenti che hanno una rilevanza dal punto di vista della contabilità, dei tributi e dell’antiriciclaggio.
Per quanto riguarda il trattamento da parte degli investigatori privati, la cessazione dello svolgimento di un incarico non comporta l’automatica cancellazione dei dati.
Come da Regole deontologiche, Allegato 1, Capo IV art.10, “i dati personali trattati dall'investigatore privato possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l'incarico ricevuto. A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto alle finalità perseguite e all'incarico conferito”.
Una volta conclusa l’attività investigativa, il trattamento deve cessare in ogni sua forma, ad eccezione dell’immediata comunicazione al difensore e al soggetto che ha conferito l’incarico, i quali possono consentire, anche in sede di mandato, la conservazione “temporanea di materiale strettamente personale dei soggetti che hanno curato l'attività svolta, ai soli fini dell'eventuale dimostrazione della liceità, trasparenza e correttezza del proprio operato.”
Ma come avviene, poi, la cancellazione dei dati?
È davvero facile cancellare adeguatamente i dati dei clienti? Il Garante specifica che è necessario conservare i soli dati personali strettamente necessari all’adempimento di un obbligo normativo, mentre gli altri dati devono essere distrutti, operando così una cancellazione selettiva. Questo rende, evidentemente, il processo molto complesso. Le soluzioni al momento più plausibili sono due: rendere anonimi i dati personali contenuti su un documento o gestire la cancellazione progressiva dei dati grazie ad un consulente informatico. Sicuramente l’adeguamento ad una o all’altra soluzione prevede un lungo periodo di tempo per ritenersi totalmente efficace.
